1.4. Primera reunión del equipo

La primera reunión del equipo es muy importante y en cierta medida decidirá parte su éxito o fracaso. Puede que sea la primera toma de contacto entre algunos de los miembros o con la metodología. Si esto es así, aprovechen las primeras horas de la reunión para conocerse unos a otros y definir las normas básicas de funcionamiento antes descritas.

Los puntos fundamentales a tratar en la primera reunión son:

1.- Presentación de los miembros del equipo

Cada uno se presenta a los demás contando su cometido en la empresa, su experiencia, sus hobbies y en definitiva todo lo que cada uno crea de interés para los demás.

Es importante, ya que aparte de romper el hielo puede que surjan similitudes o  aficiones compartidas por otros miembros, que facilitarán las relaciones.

2.- Definir las normas de reunión

3.- Estudiar y discutir la declaración de la misión

En ella se encuentra toda la definición del problema que reúne al equipo. Es importante insistir sobre odos sus puntos hasta tener la certeza de que todo el mundo lo entiende.

4.- Definir un plan general de actuación

Definir entre todos cómo se va atacar el problema trazando un plan de acción. Este plan de acción variará con el tiempo ya que no es algo fijo, pero nos servirá para dirigir nuestros esfuerzos de manera organizada.
De él saldrán acciones como pueden ser la búsqueda de datos, el estudio de determinados procesos, el estudio de la organización de determinados departamentos, etc..

5.- Definir la logística de las reuniones

• Horarios de reuniones, duración y periodicidad. Lo normal es que las reuniones duren alrededor de 2 h. a 4 h. todas las semanas.
• Lugar de reunión. (Siempre el mismo).
• Material de oficina y encargado de su mantenimiento.

6.- Al final de la reunión crear una agenda con la próxima reunión y acciones