1.3. Normas de reunión
Cada equipo debe establecer normas básicas del funcionamiento de las reuniones. Estas normas nos ayudarán en el desarrollo del trabajo en equipo y evitarán discusiones y malentendidos. Algunas de las principales son:
Asistencia
Los equipos deben considerar las reuniones como sagradas, aunque siempre surgen imprevistos que pueden dificultar la asistencia de algún miembro. El equipo debe ponerse de acuerdo en cuáles son las razones legítimas para no asistir a una reunión y decidir cuál es la forma y procedimiento de comunicación de las ausencias.
Puntualidad
La puntualidad es imprescindible en todo tipo de reunión. Decidan con que horarios de inicio y fin de reunión van a trabajar y establezcan un criterio de puntualidad. Es importante, ya que facilitará la planificación de las demás actividades del día para cada uno de los miembros.
Lugar de reunión
Decidan en equipo cual será el lugar de reunión. Es importante elegir un lugar adecuado que facilite nuestro trabajo y sea siempre el mismo.
Fumar
Decidan en equipo si estará permitido fumar o no y si se efectuarán descansos o pausas.
Interrupciones
Las interrupciones en el trabajo en equipo suelen cortar el ritmo de trabajo y hacer que muchas personas pierdan el tiempo debido a una. Establezcan qué interrupciones están permitidas y cuales no. Se puede incluso establecer una penalización cuando no se cumpla la norma establecida. (Por ejemplo el pago de una cantidad de dinero por cada llamada telefónica, que luego servirá para el pago de los cafés).
Participación
Todos tienen contribuciones que hacer al equipo, por tanto todas las opiniones son validas. Organicen las reuniones para que todos puedan participar. El papel de moderador puede ser muy útil en determinados momentos. La cortesía y las buenas maneras nunca estarán de más en las conversaciones.
"LA META DE CUALQUIER EQUIPO DEBE SER, ALCANZAR DECISIONES QUE REFLEJEN MEJOR EL PENSAMIENTO DE TODOS SUS MIEMBROS
El sistema a utilizar será, por tanto, el consenso.
Tareas
Aunque gran parte del trabajo se realiza en las reuniones designen responsables para las distintas tareas que haya que realizar.
Documentación
El líder del equipo se responsabilizará de mantener al día toda la documentación que genere el equipo, así como la emisión y distribución de actas e informes. La redacción de estos documentos se hará en equipo y siempre como conclusión del trabajo del día.
Pueden existir otras reglas de funcionamiento que el equipo deberá definir en su primera reunión.