3.5. BÚSQUEDA Y REGISTRO DE EVIDENCIAS

3.5.4. REGISTRO Y REDACCIÓN DE DESVIACIONES

Hay que partir de varias premisas fundamentales:

• Si no hay evidencia, no hay no conformidad.
• Si hay evidencia, esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación (por ejemplo, "observaciones", "oportunidades de mejora", recomendaciones", etc.)
• Si no se puede identificar el requisito, entonces no se puede levantar una no conformidad.
  
  Por ejemplo: el requisito pudiera estar especificado en la norma ISO 9001:2008, en el sistema de gestión de la organización (requisitos internos), en las regulaciones legales aplicables, o por los clientes de la organización. Una vez que se ha confirmado la no conformidad contra un requisito específico, este necesita ser documentado.

El registro puede ser algo tan simple como una referencia a la norma y la cláusula. Es importante que se identifique y registre claramente el requisito relacionado a la no conformidad escribiendo el punto exacto del requisito de la norma que se aplica a la evidencia.

Ahora viene la parte final y más importante de documentar una no conformidad, que es el escribir una declaración de la no conformidad.

El enunciado de la no conformidad lleva a la organización al análisis de la causa, la corrección y la acción correctiva.

El enunciado de la no conformidad debería:

• Ser autoexplicable y relacionado con el punto del sistema.
• No ser ambiguo con una correcta lingüística y tan conciso como sea posible
• El enunciado de la no conformidad no debe ser una repetición de la evidencia de la auditoría o usado en lugar de la evidencia de auditoría.

Una no conformidad bien documentada tendrá tres partes:

• la evidencia de la auditoría,
• el requisito y
• el enunciado de la no conformidad.

En resumen

El formato para redactar las no conformidades no tiene reglas fijas pero sí, en la redacción de la misma, se debe dejar claro lo siguiente:

• El problema (reportar lo que está mal).
• El área (donde está lo que está mal).
• El requisito que incumple (referir concretamente el criterio de auditoría aplicable).

Si todas estas tres partes de la no conformidad están bien documentadas, el auditado o, cualquier otra persona con conocimientos suficientes podrá ser capaz de leer y entender la no conformidad.

Esto servirá también como un registro útil para futuras referencias.

Para proporcionar trazabilidad, facilitar el progreso de las revisiones y evidencias del cierre de la acción correctiva es esencial que las no conformidades estén registradas y documentadas de una manera sistemática, una manera sencilla de lograr esto es a través de un informe no conformidad.