3.5. BÚSQUEDA Y REGISTRO DE EVIDENCIAS

3.5.3. DETECCIÓN Y CATEGORIZACIÓN DE LAS DESVIACIONES

Como es lógico, no es lo mismo incumplir algún requisito en su totalidad que hacerlo parcialmente. Y así lo entienden los auditores, por lo que, a la hora de determinar las desviaciones encontradas, establecen la gravedad de las mismas.

DESVIACIÓN MUY GRAVE O MAYOR

La ausencia o fallo total de un punto de la norma o su falta e implantación, ya sea debido a un simple incidente, como a la combinación de un número de incidentes similares.

• Indican que el Sistema falla.
• Deben se solucionadas inmediatamente.

Ejemplos

• No se han definido ni documentado alguno de los procedimientos obligatorios por norma de una empresa.
• Los procedimientos documentados no han sido implantados en una extensión significativa.
• Los registros de Calidad no son suficientes para demostrar la efectiva operación del Sistema.

DESVIACIÓN GRAVE O MENOR

Un lapso aislado y esporádico en el contenido o implementación de los procedimientos o registros que podrían ocasionar un fallo en el Sistema si no son corregidos.

• Son fallos del sistema aislados, no sistemáticos.
• Han de ser solucionadas, pero no requieren de forma perentoria, que se haga inmediatamente.

Ejemplos

• Un procedimiento ha sido documentado, pero se encuentran evidencias de pequeñas variaciones en su implementación.
• Cuando no se pueden comprobar todas las operaciones consistentes de un sistema porque todos los Registros de Calidad son incompletos.

Ambos tipos de desviaciones, suponen la apertura de No Conformidades, es decir, de informes donde se describan lo sucedido, se analicen las causas, se busquen soluciones y se verifique su eficacia para resolver el problema.

Además de los criterios vistos para categorizar dichas desviaciones, hay un criterio utilizado por los auditores que supone que el hallazgo encontrado sea una evidencia de que la dinámica implantada en la empresa respecto a los requisitos auditados o bien no exista o bien exista, pero con pequeños fallos. Recordemos que lo que se trata de hacer con estas herramientas es mejorar, y evitar que se repitan errores no ser puntillosos con un cumplimiento estricto de los requisitos.

OBSERVACIONES

Existe una tercera categoría utilizada en la categorización de desviaciones. Que a diferencia de las otras dos, no requiere registro ni análisis especial: las observaciones.

Las observaciones son hechos aislados que no ponen en peligro la dinámica de trabajo, pero que, en el caso de repetirse en el tiempo, pueden dar lugar a desviaciones graves o muy graves. Por lo tanto, es importante tenerlas en cuenta y resolverlas.

Ejemplos

• Un procedimiento ha sido documentado, pero se encuentra una evidencia de incumplimiento aislada en su implementación.
• Cuando ha sido imposible localizar un registro puntual, pero si se puede ver que existen otros ejemplos que están correctos.