3.5. BÚSQUEDA Y REGISTRO DE EVIDENCIAS

Una vez celebrada la reunión inicial y se reparte el trabajo entre el equipo auditor, comienza la auditoría.

3.5.1. SISTEMAS DE BÚSQUEDA DE EVIDENCIAS: MUESTREO

Independientemente de cómo se programe la auditoría, todas ellas utilizan el mismo sistema de búsqueda de evidencias: el muestreo.

La auditoría es una herramienta de mejora y como tal, lo que interesa es asegurar nuestro sistema de gestión de calidad de manera que nos cercioremos de que se cumple.

Para ello no es necesario ver todos los registros que evidencian dicho cumplimiento. Basta con coger algún ejemplo y ver si evidencia el cumplimiento o en qué grado lo hace.

La muestra ha de ser representativa, pero teniendo en cuenta que la auditoría tiene una duración y que, si el auditor dedica más tiempo del previsto en auditar alguna parte, deberá quitarlo de otras en el caso de que sea necesario.

Suele ocurrir que si al tomar varias muestras, se descubre que no hay ningún indicio, se da como válido. En el caso de que, en la muestra tomada, veamos indicios de algún incumplimiento, lo normal es pedir más registros para asegurarnos si el tipo de desviación detectada es puntual o es una dinámica en la organización. Esto nos permitirá afinar más en la categorización posterior de dichas desviaciones.

El auditor siempre tiene que hacer hincapié en que la auditoría es muestral, es decir, que lo que se encuentre que esté mal no implica que todo lo esté ni que si lo que se encuentra es correcto, implique que todo lo sea.