3.4. REUNIÓN INICIAL

El primer contacto de los auditores con los auditados, es la reunión inicial. En esta reunión inicial, donde se deberían de reunir auditores y responsable de calidad (si alguien de la dirección puede estar presente, mejor), se pactan los horarios de visitas definitivos con las personas designadas previamente.

En concreto, los temas a tratar conjuntamente entre el Auditor y los Auditados son:

• Identificar a las personas del Área Auditada que deben participar, en función de los temas contemplados en el alcance de la Auditoría.
• Desglosar el tiempo a dedicar en cada etapa, con el objeto de hacer productivo al máximo el proceso.
• Comentar las observaciones pertinentes, en relación con los temas objeto de la Auditoría. El objetivo de este apartado concreto es aportar al Auditado toda la información que pueda resultar necesaria para un óptimo desarrollo del Proceso de Auditoría.
• Establecer a qué personas del Área Auditada se informará de los resultados obtenidos, independientemente de la información que se suministre  a la Dirección de la Empresa.

En principio, se debe seguir lo planificado con anterioridad, pero no es estrictamente necesario, porque como ya hemos visto antes, las auditorías internas se realizan en horario de trabajo y por mucho que planifiquemos minuciosamente una auditoría, al final los planes pueden cambiarse a última hora ya que nadie debe desatender sus funciones y siempre surgen imprevistos. Incluso los planes de dicha reunión inicial, pueden variar a lo largo de la celebración de la auditoría.

Lo importante es que el auditor pueda ser atendido por alguien que sepa encontrar la información. No hace falta que sea el responsable del área.

No es necesario realizar ningún registro de dicha reunión y los auditores lo único que tienen que hacer es ajustar la planificación prevista.