3. LOS REGISTROS EN LA NORMA ISO 9001

3.2. UTILIDAD DE LOS REGISTROS

3.2.2. CRITERIOS PARA IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE UN REGISTRO

Como ya se comentó anteriormente, las empresas certificadas deben llevar al día los registros que exige la normativa. Esto no reduce los registros a mantener por estas empresas a los que la norma impone, sino que cabe plantearse que otros registros pueden ser interesantes. Por otra parte, las empresas que no están certificadas y que no deseen estarlo, pueden plantearse de una forma más abierta el número y tipo de registros que deben mantener con vistas a mejorar su gestión.

Visto lo anterior, resulta claro que debemos definir unos criterios que nos permitan identificar aquellos registros que nos resulten útiles.

En principio, y antes de entrar en una discusión más pormenorizada, debemos resaltar que los registros no son necesarios salvo que se demuestre lo contrario. Es decir, cualquier registro es sospechoso de ser inútil para una empresa. Esta postura que pudiera parecer algo radical, se basa en el elevado coste que supone el mantenimiento de un registro. La recogida de datos, la posible trascripción de los mismos en el caso de que la captura no sea automática, el archivo, el personal y tiempo necesarios, etc., hacen que registro sea una carga de trabajo que debe ser justificada. No hay nada más fastidioso para una persona que trabajar en algo que sabe que no sirve para nada. Por otra parte, un registro útil es, como ya hemos comentado, una potente e insustituible información para la mejora de nuestra empresa.

Se plantean dos criterios para identificar la necesidad de un registro:

Utilización del registro

Este criterio sólo es utilizable cuando el registro ya se está manteniendo. Es decir, nos planteamos la utilidad de registros que ya están implantados en nuestro sistema de calidad.

En estos casos debemos de formularnos las siguientes preguntas:

Contestando a estas preguntas podemos llegar a la conclusión de que el registro no está siendo utilizado o su escasa utilización no compensa el esfuerzo de su mantenimiento.

De todas formas, el que un registro sea poco utilizado no significa necesariamente que sea poco importante.

Pongamos como ejemplo el registro que exige la norma ISO-9001 sobre formación del personal. Es posible que este registro se consulte pocas veces, pero la información que contiene puede ser muy relevante para el departamento de recursos humanos a la hora de diseñar la política de formación anual o a largo plazo de la empresa. Así pues, deberíamos considerar también los fines a los que se dedica el registro, que es el siguiente criterio a considerar. Resulta evidente que si el registro no ha sido nunca utilizado es un gran candidato a ser eliminado y, más aún, si no prevemos utilizarlo en el futuro. Pero, ¿qué ocurre si este registro es uno de los exigidos por las normas ISO-9000 y somos una empresa certificada? Si eliminamos este registro podemos perder la certificación en la próxima auditoría de recertificación. Sin embargo, si esta situación se produjese estaríamos, muy posiblemente por no decir con certeza, ante un caso de no saber utilizar la información contenida por este registro exigido por la norma.

Podemos afirmar que cada uno de los registros especificados en la Norma ISO-9001 es de gran utilidad. Si no los estamos utilizando alguno de ellos… ¿qué estamos haciendo mal? La respuesta a la anterior pregunta hay que encontrarla en el otro criterio para identificar la necesidad de un registro: los fines.

Fines del registro

La decisión de empezar con un registro o no debe ser muy madurada por la dirección de la empresa, dado el elevado esfuerzo que conlleva su mantenimiento.

Veamos que preguntas nos pueden ayudar a discernir sobre la utilidad de un registro desde el punto de vista de sus fines:

A la vista de la información que proporcionen las preguntas anteriores la dirección de la empresa tomará la decisión de incluir o no el registro en el sistema de calidad, no sin antes haber tenido en cuenta los siguientes aspectos:

Desde el punto de vista de los costes de calidad, el coste de establecimiento y mantenimiento de los registros de calidad y, en general, el sistema de información de la calidad, son computados como costes de prevención. Estos costes de prevención son inversiones que redundarán en beneficio de la empresa disminuyendo a medio y largo plazo los costes por verificación y fallos, siempre que el sistema de calidad se desarrolle adecuadamente y empiece a dar sus frutos. Sin embargo, debemos tener en cuenta los gastos iniciales y de mantenimiento para estudiar la capacidad de la empresa para hacer frente a los mismos.

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