4.0. Introducción
Las siete herramientas de gestión fueron desarrolladas para aumentar la efectividad de la gestión al trabajar con datos no numéricos y conceptuales. Estas herramientas son muy poderosas para analizar y desarrollar ideas. Nos ayudan a planificar trabajos completos cuando su resultado puede ser incierto. Las siete herramientas son muy útiles para trabajos como la planificación de negocios, desarrollo de productos o planificaciones de nuevas actividades en una compañía.
Son herramientas que fueron desarrolladas para asistir a los niveles gerenciales y directivos de las empresas en los procesos de la gestión y planificación de la calidad total.
CONOCIDAS COMO
Las siete herramientas de gestión son las siguientes:
Diagrama de afinidad para organizar y categorizar grandes cantidades de información lingüística (ideas, opiniones, experiencias) en base a su función, operación u otra asociación que las identifique.
Diagrama de relaciones para identificar patrones en conjunto de ideas interrelacionadas de manera compleja. Consiste en un proceso lógico que permite establecer esquemas multidireccionales con secuencia causa/efecto.
Diagrama de árbol para generar las acciones necesarias para logra un objetivo. Se procede de forma secuencial incrementando el grado de detalle.
Método gráfico del proceso de decisión programada para desarrollar un plan, identificando los problemas potenciales y establecer las contramedidas adecuadas.
Diagrama de flechas para determinar el tiempo total en la realización de un plan, y determinar las acciones simultáneas y críticas que deberán ser controladas.
Diagrama matricial para desplegar gráficamente, las relaciones entre dos o más conjuntos y ponderar estas relaciones.
Análisis matricial de datos para descubrir relaciones ocultas entre conjuntos caóticos de datos.
HISTORIA
Las siete herramientas de gestión surgen como resultado de los esfuerzos de estudio del comité para el desarrollo de técnicas para el control de calidad, entre 1972 a 1977. Este comité trabajó bajo la guía de la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE), organizando herramientas conocidas y nuevas en el contexto de un nuevo concepto de Calidad Total.
USANDO LAS HERRAMIENTAS
Aunque estas herramientas se pueden utilizar por separado, lo más frecuente es usarlas juntas, tal como mostramos aquí.
La primera parte de un proceso de planificación se inicia desde objetivos muy generales siendo necesario el uso de herramientas que nos ayuden a determinar objetivos específicos a ser alcanzados. Recogiendo ideas mediante técnicas como el brainstorming y organizándolas con herramientas como los diagramas de afinidad y relaciones, determinar objetivos de menor nivel.
Una vez tenemos un grupo de objetivos más específicos enfocaremos la planificación mediante un método que permita su consecución.
Finalmente realizaremos una planificación detallada donde deberá aparecer la secuencia de eventos a realizar, los problemas potenciales que pueden surgir, así como, las contramedidas necesarias para superarlos.
RELACIÓN CON LAS 7 HERRAMIENTAS BÁSICAS
Las siete herramientas básicas son conocidas como las "siete viejas herramientas" , "Las siete herramientas para el control de calidad" o "7 H' s", Mientras que las 7 M' s son herramientas cualitativas, las 7 H' s son herramientas básicamente cuantitativas. Se usan procesar y encontrar relaciones entre datos numéricos.
Las 7 H's se usan para entender las condiciones existentes de nuestros procesos y planificar una mejora futura basada en este conocimiento. Tienen, en consecuencia un carácter reactivo.
Las 7 M's se usan para comprender nuevas y desconocidas situaciones maximizando la probabilidad de éxito de nuevos proyectos. Son de carácter proactivo.