3.2. UTILIDAD DE LOS REGISTROS

No hay que pensar que un buen día, alguien en la empresa se levantó y decidió tocar las narices a todo el mundo poniendo un montón de papeles a rellenar que antes de implantar eso de la ISO no había. Pues bien, seguro que la gran mayoría de esos registros son necesarios para poder cumplir la norma, de manera que los auditores puedan verificar a través de los registros, el cumplimiento con los requisitos.

La ISO 9001, obliga a tener registros en los siguientes temas (como mínimo):

1. Revisiones efectuadas por la dirección al sistema de gestión de la calidad.
2. Educación, formación, habilidades y experiencia del personal.
3. Procesos de realización del producto y cumplimiento de los requisitos del producto (partes de trabajo, check-list de verificación, control de calidad...).
4. Revisión de los requisitos relacionados con el producto (tarifas de precios, contratos, presupuestos...).
5. Elementos de entrada del diseño y desarrollo.
6. Resultados de la verificación del diseño y desarrollo.
7. Resultados de la validación del diseño y desarrollo.
8. Control de cambios del diseño y desarrollo.
9. Compras y evaluación de proveedores (pedidos, fichas de proveedores...).
10. Control de los equipos de medición y seguimiento cuando no existen patrones nacionales o internacionales (mantenimiento preventivo y correctivo de la maquinaria).
11. Resultados de la verificación y calibración de los instrumentos de medición.
12. Auditorías internas.
13. Autoridad responsable de la puesta en uso del producto.
14. Satisfacción del cliente.
15. Tratamiento de las no conformidades.
16. Acciones correctivas.
17. Acciones preventivas.
18. Daños a la propiedad del cliente.

Todos estos registros, son los que a la postre, demuestran al auditor (como ya se verá en la siguiente unidad), que la empresa cumple con todos los requisitos de la norma ISO 9001.

Independientemente de estos registros, las organizaciones pueden desarrollar registros adicionales de acuerdo a sus procesos, productos y/o servicios.

La certificación del sistema de calidad de una empresa según las normas ISO-9000 puede generar unos efectos positivos en la gestión de las mismas y, por contra, unas situaciones no deseadas o, si sólo se limitan las empresas a cumplir los requisitos para obtener el ansiado certificado.

Evidentemente, las normas ISO-9000 no han surgido de la nada, sino de la experiencia obtenida y observada en empresas con sistemas de calidad y que han aportado grandes mejoras a las mismas.

Tal vez la interpretación demasiado habitual del proceso de certificación como la de “aprobar” un examen, sea propiciada por la propia redacción de las normas, técnica y poco explicativa, que no muestra toda la riqueza de las herramientas de gestión que se exigen.

Podríamos plantearnos una simple pregunta; registros de calidad… ¿para qué? La contestación a esta pregunta puede variar en función del nivel de cultura de la Calidad de la persona o empresa que nos responda. La respuesta obvia, pero quizá la más triste, sea “porque lo exigen las normas”. Triste respuesta porque muestra que en esa empresa se está desaprovechando una valiosa información, la información que generan los registros de la Calidad. Además, puesto que los registros de Calidad se recogen por imperativo, generan en el personal de una empresa que no aprovecha los registros de calidad un rechazo lógico, dada la aparente inutilidad de los mismos y el trabajo extra que generan.

En general, y antes de entrar en un estudio pormenorizado, los registros de calidad son útiles porque:

PRIMERO.- Son una fuente de información, a veces la única fiable, sobre el estado de la calidad de la empresa.

SEGUNDO.- La información contenida por los mismos permite obtener una evolución histórica de diversos índices de calidad, por lo que se puede comprobar el avance o retroceso en la mejora continua de la calidad.

TERCERO.- El simple hecho de plantearse qué registros van a ser necesarios supone un primer gran paso; ¿qué queremos registrar y para qué?