3.1. DEFINICIÓN DE REGISTRO

3.1.1. LA PIRÁMIDE DOCUMENTAL

El diseño de la documentación del sistema de gestión de la calidad describe CÓMO la organización cumple con los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Se podría decir, que la documentación que genera ese sistema de calidad se puede establecer dentro de una Pirámide documental.

La pirámide documental es el soporte físico sobre el que se asienta el sistema de gestión de la calidad. Consta de manual de calidad, procedimientos e instrucciones técnicas, registros.

Una representación de estos tres niveles de que costa el sistema de calidad aparece en el siguiente gráfico; en él se puede ver como el Manual de Calidad forma el primer nivel de documentación, bajo éste se sitúan los Procedimientos relativos a la Calidad. En el nivel más bajo se encuentran las instrucciones técnicas y los registros.

Manual de Calidad

Es el documento más importante dentro de la jerarquía del sistema ya que funciona como documento maestro que contendrá indicados de forma referencial todos los aspectos que componen el Sistema de Administración de la Calidad.

Del Manual de Calidad debemos saber:

• La presentación (historia) y descripción de la empresa (localización, personal, organigrama, etc.), la misión y visión, las líneas generales que se plantea como estrategia sobre la que definir objetivos, en definitiva, todo aquello que constituye la política de calidad de la empresa; también se incluye un breve resumen de los procedimientos de Calidad.
• El Manual de Calidad debe ser un documento de presentación de la empresa, que se enseña a los clientes. Debe tener una imagen cuidada.
• Un Manual de Calidad es en esencia un documento que contiene los aspectos sustanciales del sistema y por lo tanto es una herramienta vital para sustentar y prolongar las actividades y los procesos de la calidad, ya que permite normalizar la operación de una organización en cuestión de calidad.

Procedimientos

Los Procedimientos, resumidos en el Manual de Calidad en forma de "imagen hacia el cliente" y no redactados de forma técnica, son considerados individualmente en este nivel de documentación. Ahora sí deben redactarse de forma correcta, de manera que incluyan todos los aspectos que indica la norma para cada uno de ellos y que representes, al fin y al cabo, exactamente como se hacen las cosas en la empresa: desde cómo se gestionan las quejas y reclamaciones, como se evalúan los proveedores, como se transforma el producto o el servicio que realiza la empresa, hasta como se detectan y corrigen errores.

Para el cumplimiento de la norma ISO 9000:2015 no es obligatorio ningún procedimiento en particular, aunque no significa que desaparezcan todos los procedimientos. Ahora la norma es mucho más flexible en lo referente a documentación.

Instrucciones Técnicas

Las Instrucciones Técnicas el nivel más bajo en la pirámide documental, constituye la información técnica sobre la que se basan algunos de los procedimientos de la empresa. Aquí están incluidos todos los Registros del Sistema de Calidad (formularios de reclamaciones, de compras internas o externas, de resultados de métodos preventivos de corrección de errores, etc.), así como las instrucciones necesarias para el funcionamiento de una determinada máquina, la normativa externa (de cualquier tipo) que debe cumplir la empresa, etc. Deben redactarse (en el caso de manuales de funcionamiento de máquinas o de metodologías a seguir) de forma que cualquier experto en el tema pueda realizar la tarea sin necesidad de consultar ninguna otra fuente que no sea la propia instrucción técnica.