SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

2. REQUISITOS DEL SISTEMA DE CALIDAD

2.4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

2.4.3. EJERCICIO: RECOMENDACIONES PARA REDACTAR PROCEDIMIENTOS

A continuación, recogemos un cuestionario que nos puede ayudar a elaborar procedimientos fáciles de leer y de interpretar y que recojan toda la información que nos exige la norma. Este cuestionario es solo orientativo.

— Selecciona la respuesta que creas más adecuada —

1. Identificación

¿Está claramente identificado el documento mediante el título y nivel de revisión?

	No, falta uno o varios conceptos.
	Existen todos, pero uno o varios son incorrectos.
	Figuran los dos conceptos y son correctos.

2. Revisión

¿Está el documento debidamente aprobado?

	No está firmado el cuadro de “aprobado”
	Está firmado, pero no figura el responsable de la aprobación o no se corresponde con la persona que lo ha firmado.
	El cuadro de “aprobado” está firmado por el responsable.

3. Estructura

¿Está estructurado el documento conforme al índice?

	Contiene los apartados fundamentales, pero falta algún otro apartado que es preciso para la correcta definición del documento o no se corresponde con el índice
	Falta uno o varios de los apartados fundamentales (que afecten a la funcionalidad del documento)
	Contiene todos los apartados fundamentales y necesarios para la correcta definición del documento y el índice se corresponde con los apartados

4. Objetivo y campo de aplicación

¿Está el documento debidamente aprobado?

	El objeto del documento no explica claramente para qué sirve o existen pequeñas indefiniciones, errores o lagunas en el campo de aplicación, o ambas cosas a la vez
	El objeto y el campo de aplicación están correctamente expresados
	El objeto del documento no aporta información, o no está claro cual es el campo de aplicación, o ambas cosas

5. Apartados del sistema operativo

¿Están correctamente expresados los apartados del sistema operativo? ¿Si existe descripción gráfica, se corresponde con los apartados del sistema operativo? ¿Las actividades de la descripción gráfica no están expresadas mediante oraciones con verbos sino con expresiones del tipo “solicitud de información” en vez de “solicitar información”?

	Contiene los apartados fundamentales, pero falta algún otro apartado que es preciso para la correcta definición del documento o no se corresponde con el índice
	Existe una o más actividades (no todas) de la descripción gráfica que no se corresponden con los apartados del sistema operativo o no están expresadas mediante verbos
	Las actividades de la descripción gráfica están correctamente expresadas y se corresponden con los apartados del sistema operativo

6. Definición del QUIÉN

¿Está claramente definido quién realiza las actividades que entrañan toma de decisiones o revisión o aprobación de tareas o documentos? ¿Se encuentran expresiones incorrectas del tipo “se realiza” en vez de “el responsable de ...... realiza”?

Existen 5 o más indefiniciones
Existen 1 o más indefiniciones
No existen indefiniciones

7. Definición del CUÁNDO

¿Está claramente definido cuándo se realizan las actividades?
¿Se encuentran expresiones imprecisas del tipo “cuando considere oportuno”, “cuando sea necesario”, “mientras sea posible”, “en caso de necesidad”?
¿Se utilizan tiempos verbales incorrectos: pasados, futuros o subjuntivos, cómo “realizará”, “evaluaría”?

	No existen indefiniciones
	Existen 1 o más indefiniciones
	Existen 5 o más indefiniciones

8. Definición de QUÉ, CÓMO y DÓNDE

¿Está claramente indicadas qué actividades o tareas hay que realizar, cómo realizarlas, dónde, con qué medios productivos o de control, con qué criterios de decisión y sobre qué documentos reflejarlas, de modo que se puedan esperar resultados homogéneos?

	Todo el texto tiene grandes indefiniciones y se parecen más a una política de intenciones que a instrucciones detalladas dirigidas al que tiene que desempeñar la actividad
	No existen indefiniciones
	Uno o más párrafos tienen indefiniciones

9. Facilidad de lectura

¿El documento es legible y se entiende claramente su contenido?

	Es perfectamente legible y su contenido es claro
	Todo el texto es confuso, denso y poco operativo. Las personas que tengan que aplicarlo necesitarán mucho tiempo para entenderlo
	Uno o más párrafos son confusos, densos y poco operativos o existen errores ortográficos o mecanográficos

10. Distribución de copias y motivo de la revisión

¿Están correctamente definidos los puntos de distribución de copias y se ha ejecutado correctamente?

	No están correctamente especificados los puntos de distribución o uso de los documentos o no se expresa correctamente el motivo de la revisión
	No se han definido los puntos de distribución o no se expresa el motivo de la revisión del procedimiento o del manual de calidad
	No se han distribuido en todos los puntos en que se llevan a cabo operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del sistema de la calidad
	Están correctamente distribuidos y expuestos

11. Control distribuido de documentos y registros

¿Bajo el apartado correspondiente se citan todos los documentos y registros controlados mediante el documento principal (el que es objeto de la auditoría) o mediante otro documento (otro procedimiento, otro capítulo)? ¿Se menciona el responsable del mantenimiento o la ubicación de los registros y el período mínimo de conservación?

	Falta mencionar (en el cuerpo del documento o en el apartado correspondiente) uno o más registros controlados a través del documento
	Para uno o más registros del apartado “referencias”, no se menciona el responsable del mantenimiento o la ubicación y el período mínimo de conservación
	No se menciona, para uno o más registros, el responsable del mantenimiento o la ubicación del mismo ni en el cuerpo del documento ni en “referencias”
	En el apartado “referencias” aparece algún documento dato o registro que no se menciona en los apartados del cuerpo del documento
	Las referencias están completadas y se corresponden con lo descrito en el cuerpo del documento